Email organizado: melhor atendimento e tempo otimizado

22/06/2015 Organização & Produtividade, Relacionamento // CRM, email, gmail

Você aproveita os recursos do seu email para organizar informações, conversações e atender melhor seus clientes? Especialmente para profissionais autônomos e micro-empreendedores nem sempre é fácil bancar sistemas de CRM, portanto é preciso desenvolvermos nossas próprias maneiras de gerenciar tudo que se refere ao relacionamento com nossos clientes. E seu e mail pode – e deve! – ser um forte aliado, vem ver o que você pode fazer. :)

Imagem: Ron Reiring, em CC-BY-2.0.

Imagem: Ron Reiring, em CC-BY-2.0.

Caixa de entrada organizada

Existem dois recursos que, usados em conjunto, são muito valiosos para organização e produtividade: marcadores (ou pastas) e filtros. Os marcadores ou pastas provavelmente você já usa, mas se os filtros são novidade, precisa conhecê-los e implementá-los. Veja alguns artigos que ensinam a configurar os filtros:

Para manter a caixa de entrada apenas com o que precisa ser realmente resolvido no dia do recebimento da mensagem, use os filtros para arquivar automaticamente tudo que pode esperar para ser lido, como listas de discussão, email marketing e newsletters. Participo de várias listas de discussão e algumas delas movimentam dezenas de mensagens por dia – já pensou se isso tudo ficasse na caixa de entrada? Eu nunca encontraria em tempo hábil os emails que preciso ler e responder rapidamente. Use os filtros para enviar para pastas tudo cuja leitura pode esperar e, quando terminar as tarefas do dia, acesse a pasta dos marcadores que arquivam mensagens automaticamente para ler os emails recebidos. Se você usa o gmail, também pode experimentar a nova caixa de entrada (que na verdade não é nova, foi lançada em 2013) organizando as mensagens nas guias, somando com o recurso de aplicar automaticamente marcadores às mensagens recebidas.

Usando ou não a “nova” caixa de entrada do gmail, aplique cores diferentes para os marcadores. Eu uso uma cor para todas as mensagens que são pessoais (amigos que me escrevem sempre têm filtros só para eles), outra para todas as listas de discussão, outra para clientes, outra para prestadores de serviços, etc. Desse modo, com apenas uma passada de olhos na caixa de entrada, pela cor dos marcadores já tenho um panorama de quantos emails precisam de providências imediatas e quantos eu só preciso ler e posso deixar para responder depois. Mensagens com a cor que uso para identificar contas a serem pagas, por exemplo, sei que posso deixar para ler no final do dia (programo os lembretes para alguns dias antes do vencimento, por isso não preciso correr com as providências e mesmo assim as contas são pagas em dia).

O importante é que você consiga priorizar, dar atenção primeiro ao que é mais importante no momento- no caso, seu ganha-pão, aquilo que paga suas contas. Claro que existem mais coisas importantes na vida, incluindo amigos, mas no horário de trabalho (independente se seu horário de trabalho é o padrão comercial ou se trabalha em horários alternativos) a prioridade é trabalhar, certo? Dependendo do seu fluxo diário de mensagens, você pode considerar inclusive ter um email só para trabalho e outro para assuntos mais pessoais, faça como preferir.

 

Ler e agir

Você começará a leitura dos emails do dia pela caixa principal, obviamente. Leu uma mensagem e já tem a resposta para ela? Responda e arquive imediatamente, desse modo a caixa de entrada fica apenas com o que ainda precisa de ação. Ainda não tem a resposta para a mensagem? Marque como não lida, assim com apenas um passar de olhos na caixa de entrada você já sabe o que ainda requer uma ação sua. Quantas vezes você leu um email, deixou pra responder depois e esqueceu? Acontece, afinal está ali como lido, você pode não notá-lo no meio de tantas outras mensagens, por isso é bom marcar como não lido tudo que ainda precisa de providências suas. Particularmente, deixo como lidas apenas as mensagens pessoais, para as quais só retorno depois de resolver tudo que é profissional.

Mas responder um email não é a única ação possível: se a mensagem tem informações sobre seu cliente ou prestador de serviço, você precisa anotá-las antes de arquivar a conversa. Se forem informações como emails, telefones, dados bancários e endereços de entrega, transfira essas informações para seu cadastro de clientes ou, pelo menos, para o campo de anotações do seu catálogo de endereços. Não é legal ter que fazer seu cliente repetir o endereço de entrega do seu produto, nem seu prestador de serviço vai gostar de ter que repetir os dados bancários para pagamento – demonstra desorganização, dando margem para seu cliente ficar com medo de que você não cumpra prazos por ser desorganizado ou desatento e seus prestadores de serviços terem medo de que você atrase o pagamento por não anotar dados bancários. Não deixe clientes e prestadores de serviços inseguros, demonstre eficiência, organização e comprometimento.

 

Respeite o campo do assunto

O campo do assunto, também chamado de thread, não existe por acaso: como o nome diz, serve para especificar de que assunto a mensagem trata. Isso serve não só para organizar as mensagens e seus conteúdos, como também para otimizar tempo. Se os emails na sua caixa de entrada tiverem “Oiiii!!!” no assunto, como saber qual é mais importante e deve ser lido primeiro? Se o assunto diz “Dados bancários” e, no decorrer da troca de mensagens, você ou seu cliente começarem a falar de detalhes do projeto, como saber depois em qual thread estão as informações do projeto que o cliente passou? Não misture os assuntos, seja organizado e trate de cada assunto dentro da respectiva thread. Sim, a busca para mensagens existe, mas uma mesma palavra na busca apresenta vários resultados e o campo assunto preenchido corretamente ajuda a saber qual email abrir dentre os resultados. Lembre sempre: “cada um no seu quadrado”. :D

Esse post trouxe dicas simples, mas acredite, elas fazem uma diferença enorme se aplicadas na sua rotina de mensagens. Organizando a caixa de entrada com marcadores e filtros e usando bem o campo “assunto” você consegue priorizar, dedicar tempo primeiro para o que é mais importante. Anotando informações de clientes e prestadores de serviços você otimiza seu tempo e demonstra profissionalismo. Para sermos tratados (e pagos) como bons profissionais não podemos agir como amadores.

Agora me conta: conseguiu implementar rapidamente as dicas desse post? Após começar a aplicar essas ações, qual o resultado? Quanto seu tempo otimizou? Seus clientes e prestadores de serviço estão mais satisfeitos com sua agilidade e eficiência no gerenciamento de informações?

Por

Lis Comunello

Publicitária e Social Media. Curitibana perdida em Floripa, troco o dia pela noite, sou chocólatra e louca por gatos.

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