Assinatura de email personalizada é importante?

25/08/2015 Divulgação // email, gmail, marketing, tools

Como é a assinatura dos seus emails? Você escreve apenas seu nome ou insere mais alguma informação? Digita ou copia e cola a assinatura inteira novamente a cada email que você envia? Ok, pelo menos a última questão você já deve saber como resolver, afinal não é de hoje que podemos formatar assinaturas padrão que são inseridas automaticamente no final de cada email. Mas quais informações você coloca? Escolheu-as de maneira planejada ou apenas copiou algum modelo bacana que você viu? Chega de copiar, vem cá aprender não apenas o quê, mas porquê colocar cada uma das informações da sua assinatura. E não é só para quem tem blog e/ou site, vale para todo mundo, hein? :)

Sua assinatura de email é personalizada?

Imagem: Ed Gregory, em CC0-1.0.

Por que personalizar a assinatura?

Com certeza você já recebeu spam e não gostou. Ou aquele seu amigo fez um blog novo ou lançou um site e mandou email para todos os contatos divulgando a novidade. E você, que não estava interessado na novidade, achou chato. No momento temos operadoras de TV a cabo se declarando contra a Netflix e talvez uma das coisas que você pensou a respeito foi que na Netflix não há comerciais interrompendo seus filmes e seriados.

O que a briga das TVs a cabo contra a Netflix tem a ver com assinatura de email? Ora, emails contando do seu novo blog ou site são invasivos e inconvenientes como comerciais de TV a cabo: você não gostaria de vê-los, mas estão ali interrompendo sua programação normal. Não seja a publicidade chata da TV a cabo, faça sua divulgação de maneira elegante e sem ser invasivo.

Quando você personaliza sua assinatura com as informações que deseja divulgar, está se promovendo sem incomodar ninguém. Você responde seus emails normalmente e, no fim, sua assinatura está lá, discreta e educadamente divulgando seu novo blog, site e meios de contato.

 

Que informações a assinatura deve ter?

Depende do que você quer divulgar. Uma regra que pode ser seguida por todos é: a assinatura deve ter sempre seu nome e pelo menos um meio de contato. Agora vamos aos detalhes, para entender porquê colocar ou não certas informações.

Nome

Não é necessário colocar seu nome completo tal qual consta nos seus documentos. Escolha um dos seus sobrenomes, preferencialmente aquele menos comum (para diferenciar você de outras pessoas com nome igual ao seu) e que tenha uma boa sonoridade junto ao seu primeiro nome. Sim!, fale o nome e sobrenome em voz alta para conferir se soa bem, se não tem cacofonia, se é agradável aos ouvidos. Escolher qual nome você irá usar já faz do planejamento e do marketing, da construção da imagem da sua marca pessoal, portanto fique atento e escolha bem.

Função

Mesmo que você não tenha um blog ou site para construir e manter sua reputação profissional na web, ainda assim você pode inserir sua função na sua assinatura, afinal você se comunica com pessoas da sua área e quer ser lembrado profissionalmente, certo? Talvez você seja, por exemplo, um professor de educação física que pretende começar a atuar como personal trainer ao invés de dedicar todo seu tempo dando aulas em academias ou escolas, então você pode incluir a nova função desejada na sua assinatura. Com uma assinatura de email personalizada você estará dizendo aos seus contatos que está atuando também como personal, mas sem ser o chato que interrompe a programação com comerciais.

Assim como o nome, escolha bem a função. Se sua ocupação é em alguma área nova, talvez você leve um bom tempo pesquisando referências até identificar qual é a melhor alternativa para você. Na área de mídias sociais, por exemplo, por serem funções relativamente novas há uma grande diversidade na maneira como os profissionais se definem – passei muitas madrugadas pesquisando como os profissionais da minha área se definem e quais tarefas desempenham para finalmente concluir qual era o nome mais adequado para colocar como minha função (gerenciamento de mídias sociais). Se tiver alguma dúvida sobre qual o melhor nome para sua profissão, não tenha preguiça: pesquise, anote, pesquise tudo de novo e faça mais um tanto de anotações, no fim compare tudo até chegar ao nome mais adequado para você.

Email

Eu sei, é só dar um responder ao autor e a pessoa poderá escrever para você ou mesmo enviar seu email dali direto para o catálogo de endereços. Mesmo assim, é como um padrão: quem usa assinatura personalizada sempre coloca o email. No caso de quem está mudando de email, é mandatório: coloque na assinatura o email que você quer que as pessoas se acostumem a usar para se comunicar com você.

Site/blog

Se você tem site e/ou blog, é claro que você deve inserir o endereço na assinatura dos seus emails. Não perca a oportunidade de divulgar seu conteúdo de maneira elegante e discreta, sem ser o chato dos comerciais.

Telefone

Muita calma nessa hora. Você realmente precisa colocar seu email ali, disponível para todos com quem você trocar emails? Seu trabalho depende disso? Você está disponível para receber ligações a qualquer momento? Não, nem todo mundo vai ter o bom senso de lembrar que você tem mais pessoas para atender e que também precisa de momentos de lazer e descanso. Se você for um profissional autônomo como eu, sugiro não colocar o telefone na assinatura (já vou explicar o motivo). Se você tem uma empresa que tem um fone fixo ou celular que é desligado quando seu expediente se encerra, então tudo bem. Mesmo assim, tenha senso crítico: não precisa colocar todos os seus números de telefone, seja razoável.

Comunicadores instantâneos

Skype, Hangout, WhatsApp, Telegram, Viber… Se divulgar todos esses contatos para todo mundo, você ainda vai conseguir trabalhar? A menos que seu trabalho exija que você disponibilize tantas formas de contato com tanta gente, sugiro não colocar essas informações na sua assinatura personalizada de email. Você está tentando analisar o briefing de um cliente, pesquisando e estudando um planejamento, preparando uma nova série para o aluno que contratou você como personal trainer, programando as tantas entregas dos deliciosos cupcakes que encomendaram com você, e o pessoal querendo contar como foi o feriado, mandando vídeos engraçados, etc. Não dá, não na hora em que você está trabalhando.

Caso precise passar os comunicadores para clientes, ao invés de deixar na assinatura de email, considere passar diretamente apenas para os clientes – o mesmo vale para seu número de telefone. Assim você poderá explicar como é seu o uso do seu telefone profissional e dos comunicadores, evitando a saia-justa de um cliente chamar e você não responder na hora. Meus clientes, por exemplo, sabem que se eu estiver prestando consultoria para um cliente, então este é o cliente que terá toda minha atenção pelo período de tempo que contratou para isso. E sim, eles entendem, pois se fossem eles que estivessem pagando por hora de consultoria, também não iriam querer que eu me distraísse conversando com outras pessoas.

E não, não tem graça e nem coerência passar seus comunicadores e depois deixá-los sempre offline ou invisível. Aliás, mentir o status nos comunicadores é péssimo sempre – se a pessoa não dá conta de dizer “desculpe, não posso conversar agora” e ficar se escondendo com status de invisível ou offline para conversar com uns e fugir de outros, então como confiar nela? Se você mentir em uma coisa boba como um status num comunicador instantâneo, como irão confiar em você para coisas sérias? Se você costuma se esconder para conversar apenas com alguns poucos, logo seus clientes começarão a se perguntar se você está mesmo offline ou se está se escondendo deles – preciso dizer que desconfiança prejudica seus negócios?

Redes sociais

Se você está usando a web para se divulgar profissionalmente, é natural querer mais pessoas acompanhando você nas redes. Mas em alguns casos específicos, talvez seja mais inteligente colocar apenas seu site/blog ao invés das redes sociais. Olha o planejamento estratégico: de maneira sutil e discreta você fará com que as pessoas primeiro visitem e conheçam seu site/blog, onde ali sim encontrarão links para suas redes sociais.

Novamente me usarei como exemplo: antes de ter meu site profissional, enquanto ainda blogava só para clientes e em meu blog pessoal, minha assinatura tinha meus perfis em redes sociais, mas quando coloquei meu site novo no ar mudei a assinatura deixando toda atenção voltada para meu site. Analise seus objetivos com sua assinatura e seu momento profissional e, se considerar importante colocar seus perfis na sua assinatura, vá em frente.

Logotipo e imagens em geral

Se você já tem uma identidade visual, é bacana usar seu logotipo na assinatura para ir construindo e reforçando a imagem da sua marca. Se não tiver, resista à tentação e deixe apenas texto. A assinatura toda em imagem, no entanto, não é uma boa alternativa. Embora atualmente todos os serviços de email venham previamente configurados para exibir imagens, alguns usuários desabilitam essa função, como tantas empresas e também deficientes visuais (para um deficiente visual, a usabilidade da tela como você está acostumado a ver é horrível). Prefira, portanto, usar imagem no máximo para seu logotipo, deixando como texto o restante das informações.

Cláusula de confidencialidade

Em emails de empresas é praticamente unanimidade: todas as assinaturas devem ter um texto avisando que as informações são confidenciais e portanto não podem ser repassadas e avisos do gênero. Algumas empresas fazem textos enormes e ainda colocam a tradução em inglês. Menos, por favor, assinatura de email não é lugar para “textão”. Exercite a objetividade e escreva apenas um texto curto, o mais breve possível. Tradução para outras línguas vale apenas se você usa esse email para se comunicar com pessoas que não falem português. Se você usa seu email para participar de listas de discussão, essa cláusula é interessante – não vai impedir mal intencionados de usarem o que você escreveu, mas pelo menos ajuda na hora de exigir que a pessoa se retrate por ter usado suas palavras sem sua autorização prévia.

Uso uma cláusula bem simples e objetiva, adaptada da assinatura da Lucia Freitas (pedi autorização dela para isso, evidentemente):

Esta informação é pessoal e intransferível, mesmo em listas de discussão. Pergunte se esta mensagem pode ser citada, publicada, aludida ou traduzida.

 

Como montar uma assinatura personalizada bonita?

Antes de partir para um editor html ou uma extensão para navegadores, escreva todas as informações que deseja na sua assinatura e, mais uma vez, analise se ela realmente precisa ter tudo que você listou. Coloque só o que for realmente necessário, menos é mais. Conferiu? Está enxuta? Contém apenas o imprescindível? Então chegou a hora de conhecer o WiseStamp, extensão para Chrome e Firefox para personalização de assinaturas de emails.

Acesse o site, crie sua conta e faça login. Já na primeira tela você terá os campos para preencher – insira apenas as informações que você considerou como realmente necessárias. Visite a galeria de templates para testar o resultado visual das informações dentro dos layouts possíveis, brinque bastante e não tenha medo de reinserir dados caso algo não apareça nos modelos que estiver testando. À esquerda da tela você encontra o link para a guia de estilo e design – experimente bastante, explore as possibilidades. Não vou me alongar nesse ponto porque esse post já está longo e você certamente tem mais coisas para ler, mas caso queira um tutorial sobre o WiseStamp é só pedir e eu faço em separado. :)

Ok, você brincou bastante com as possibilidades do WiseStamp e escolheu um modelo. Agora é só deixar a extensão funcionando no Chrome e/ou no Firefox e sua assinatura será inserida automaticamente em todos os seus emails. Opa! Só no Chrome e no Firefox em que a extensão esteja logada com meu usuário? Pois é, se você, por algum motivo, usar algum outro computador além do seu para responder emails, a assinatura não estará lá. E agora, #comofaz?

Agora envie um email para você mesmo, para ter de onde copiar facilmente a assinatura, depois acesse as configurações do seu email e procure pelo campo de assinatura personalizada (no Gmail está em Configurações > Geral, mais ou menos no meio da página). Copie e cole a assinatura do WiseStamp para dentro do campo de personalização do seu serviço de email, faça os ajustes necessários e salve. Envie novamente um email para você mesmo e confira se a assinatura ficou como você queria. Deu certo? Desative a extensão do WiseStamp para que suas mensagens não fiquem com duas assinaturas. Pronto, agora sua assinatura está vinculada ao seu email e não a uma extensão instalada no seu navegador, ou seja, caso precise responder mensagens em outros equipamentos, ainda assim sua assinatura personalizada aparecerá.

 

Funciona para envio mobile?

Não, infelizmente. Os aplicativos de emails para smartphones e tablets funcionam de outra maneira e, para mensagens com envio mobile, por enquanto estamos restritos às assinaturas simples feitas nos próprios aplicativos. A minha de envio mobile, por exemplo, tem apenas meu nome, minha profissão, meu site e o aviso [envio mobile].

Ok, o post ficou longo – você prefere assim, bem detalhado, ou prefere artigos mais enxutos? E sua assinatura, já fez? A caixa de comentários aqui do blog permite uso de imagens, pode fazer um print screen da sua assinatura, caso queira mostrá-la. :)

Por

Lis Comunello

Publicitária e Social Media. Curitibana perdida em Floripa, troco o dia pela noite, sou chocólatra e louca por gatos.

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